¿Conoce la diferencia entre efectivo y base devengada?

Daniela Diana

Si trabaja con contabilidad, los términos efectivo y devengo no deberían ser nuevos para usted, pero si trabaja en el área de Departamento de Personal, o incluso en administración de empresas, estos son algunos de los términos que suelen resultar confusos.

Hablemos un poco de contabilidad.

En contabilidad, todos los valores que entran y salen de la empresa se consideran lanzamientos o eventos. El efectivo y el devengo son métodos complementarios que se utilizan para realizar los asientos contables y financieros y analizarlos.

La base de acumulación registra la entrada en el momento en que tiene lugar el evento y utiliza el estado de resultados (estado de resultados del año) para demostrar estas entradas, mientras que la base de efectivo registra la entrada solo cuando se realiza la transacción financiera para el evento y utiliza el flujo de caja para demostrar los lanzamientos.

Suponiendo que la empresa realizó una venta de R $ 5.000,00 a plazos en 5 veces, pero el cliente retrasó los pagos y pagó todo junto en el último mes:

  • En base al devengo, este monto se registraría de la siguiente manera:

Mes 1

Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5
1.000,00 R $ 1.000,00 R $ 1.000,00 R $ 1.000,00 R $ 1.000,00 R $
  •  En efectivo, el monto se registraría de la siguiente manera:

  Mes 1  

  Mes 2     Mes 3   Mes 4   Mes 5
5.000,00 R $

Mientras que la base devengada le brinda al administrador una mejor visión de los resultados de la empresa desde una perspectiva más contable, la base de efectivo proporciona una descripción general de la salud financiera de la empresa. Por lo tanto, es importante que el gerente tenga una visión de su negocio tanto desde la perspectiva del efectivo como desde la base devengada.

Normalmente, la contabilización de gastos e ingresos se realiza sobre una base devengado, lo que reconoce conceptos como depreciación y amortización, aunque la contabilización en caja tiene aspectos positivos para la empresa en el sentido de que los impuestos acaban por diluirse más entre períodos, además de que el método para su cálculo es más sencillo ya que toma en cuenta los valores que efectivamente ingresaron y salieron del mes.

¿Cómo se aplica esto a la nómina?

Como en la nómina es un poco más difícil identificar el momento del ingreso de valores, por lo que trataremos los conceptos de régimen de caja y competencia específicamente en la nómina .

La base devengado se  refiere al salario que se registra dentro del mismo mes en que se prestó el servicio del empleado a la empresa (incluso si la nómina se paga en el siguiente mes de devengo). Generalmente en este método el salario se paga los días 15 y 30 del mes en curso.

En el régimen de caja, el salario se registra exactamente de la misma forma en que se realiza el pago. Como muchas empresas pagan su salario el quinto día hábil, entonces la contabilidad suele ser en el mes siguiente al mes en que trabajó el empleado o parte en el mes trabajado y parte en el mes siguiente, en caso de que haya un adelanto salarial.

En ambos casos se puede pagar el salario hasta el 5o día hábil del mes siguiente al mes de referencia, respetando las condiciones de pago establecidas en los convenios colectivos (algunos convenios colectivos determinan que el salario debe pagarse siempre dentro del mes) y CLT. Hay empresas que prefieren pagar su salario el 5o día hábil en lugar del último día hábil del mes, ya que esto aumenta el tiempo que tiene la empresa para cerrar su nómina y así evitar que las entradas vencidas se queden fuera de la nómina. Al mismo tiempo, anticipar y pagar el día 30 facilita el cálculo del impuesto sobre la renta y puede adaptarse mejor a la estrategia contable de la empresa.

Algunas diferencias importantes entre los dos regímenes están relacionadas con el pago de vacaciones y el día 13, por ejemplo. Bajo el régimen de efectivo, el monto pagado por las vacaciones se registrará cuando se genere el recibo de vacaciones, e incluso si el período abarca dos meses diferentes, se registrará en su totalidad en el gasto del primer mes, es decir, en el momento de su pago. En base al devengo, este gasto ya ha sido provisionado con anterioridad, registrándose mensualmente 1/12 del monto en el modelo de provisión de vacaciones, quedando únicamente el castigo de la provisión de salario, FGTS e INSS.

Lo mismo ocurre en el caso del decimotercer salario: el régimen de caja realiza el gasto en el momento de generar el recibo, mientras que en el devengo este gasto ya se registrará en la modalidad de la Disposición Salarial XIII, en el monto de 1/12 del salario.

Sobre la base del devengo, es ventajoso para las empresas utilizar vacaciones colectivas. En ese mes se darán de baja las vacaciones, por lo que no se contará el salario en competencia, con la ventaja de que la empresa no tendrá que pagar los cargos del empleado.

El régimen más utilizado para la nómina es el devengo, apoyado en CLT (art. 459) y normas tributarias y de seguridad social (Decreto nº 3.048 / 1999, art. 225).

Para el cálculo del Impuesto sobre la Renta, ¿importa qué régimen estoy usando en la contabilidad de la nómina?

El impuesto sobre la renta siempre se calcula en efectivo (lo que significa que el impuesto sobre la renta siempre debe pagarse sobre el monto de la nómina que realmente se pagó en el mes en curso), independientemente de si la empresa contabiliza su nómina sobre una base devengada. efectivo o competencia. Por tanto, existen diferencias considerables en el cálculo del impuesto sobre la renta en cada una de estas formas:

  • Cuando la nómina es devengada (totalmente contabilizada dentro del mes), el impuesto sobre la renta calculado es para el mes de devengo y se pagará en el mes siguiente.
  • Cuando la nómina es en efectivo , el impuesto sobre la renta se calcula sobre la cantidad que realmente se pagó en el mes. 

Ejemplos:

  • Salario de enero pagado en febrero: El impuesto sobre la renta calculado en febrero para pago en marzo se referirá al salario de enero (que se pagó en febrero).
  • Salario de enero pagado en febrero junto con anticipo de febrero: El impuesto sobre la renta se calculará sobre el anticipo de febrero + saldo de sueldo de enero (monto que realmente se pagó en febrero).

El régimen de competencias y el eSocial

ES Social refuerza que para el cálculo de las obligaciones laborales (CLT, art. 459), tributarias y previsionales (Decreto N ° 3.048 / 1999, art. 225) se observa la base devengado, es decir, todos los asientos contables de la nómina deben hacen referencia al mes en el que se generaron.

Es común en la actualidad que, para cumplir con los plazos previstos en la legislación vigente, las empresas realicen el cálculo del control de frecuencia en diferentes períodos del mes, por ejemplo, el período de cálculo del punto sería del 16 al 15 de cada mes, o del 21 al 20 de cada mes, en lugar de considerar el mes completo (del 1 al 31) para cerrar la hoja de tiempo. Con ello, las horas extraordinarias, las horas adicionales, las comisiones, en ocasiones acaban pagándose en un plazo superior a los 30 días posteriores al evento, así como las ausencias injustificadas y los retrasos acaban siendo descontados después de este mismo plazo.

Si bien es un procedimiento ampliamente utilizado, comprensible y hasta entonces aceptable, es irregular y sancionable con multa administrativa, ya que no respeta los conceptos de devengo. Con la implementación de eSocial, este tipo de enfoque deberá eliminarse por completo.

Este es solo uno de los cambios que traerá eSocial al día a día de los profesionales del Departamento de Personal. Para estar al día de las novedades, siga nuestra sección  eSocial . ¡Visite también la página oficial de eSocial !